Description du poste

Titre du poste : Spécialiste de l'Administration de la Maintenance

Rapporte à : Gestionnaire de l'Administration de la Maintenance

Résumé du poste : Le Spécialiste de l'Administration de la Maintenance agit en tant qu'intermédiaire entre les membres de l'équipe de gestion immobilière, les résidents et les fournisseurs en ce qui concerne tous les besoins liés à la maintenance. Il veillera à ce que toutes les activités liées à la maintenance de la propriété et aux fournisseurs soient coordonnées, gérées et menées à bien de manière efficace. Le titulaire de ce poste doit être hautement organisé, axé sur le service client et comprendre le rôle essentiel que joue la maintenance de la propriété dans la gestion immobilière. Le Spécialiste de l'Administration de la Maintenance doit savoir comment bien communiquer avec toutes les parties prenantes et mobiliser leurs ressources pour garantir la réalisation réussie des activités de maintenance conformément aux délais et aux exigences de conformité.

Responsabilités :

Maintenance de la propriété

• Collaborer avec le Gestionnaire de la Propriété et l'équipe pour assurer la réalisation sans heurts des travaux de maintenance de la propriété.
• Superviser efficacement et coordonner les billets de maintenance de la propriété et suivre la progression et l'achèvement de ces billets.
• S'assurer que les informations des billets de maintenance du portail des résidents sont correctement saisies dans le système.
• Enregistrer, résoudre et/ou escalader les billets récurrents pour les problèmes de maintenance en cours.
• Fournir des commentaires aux Gestionnaires de Propriété et aux Directeurs des Opérations sur les problèmes de maintenance de la propriété nécessitant une enquête plus approfondie.
• Coordonner l'heure d'entrée dans les appartements et confirmer l'achèvement des travaux pour les billets de maintenance en appartement directement avec les résidents.
• Faire un suivi par téléphone avec chaque résident dont le temps d'attente pour son billet de maintenance est supérieur à x.

Relations avec les Fournisseurs

• Assurer la liaison et la coordination avec les entrepreneurs et les prestataires de services et de maintenance externes.
• Superviser et évaluer les entrepreneurs selon les besoins.
• S'assurer que les entrepreneurs respectent les délais et remplissent les autres termes du contrat.
• Collaborer avec l'équipe de gestion immobilière pour évaluer la qualité du travail des entrepreneurs.
• Mettre en œuvre des mesures correctives et donner des retours aux entrepreneurs lorsque nécessaire.

Approvisionnement

• Coordonner les demandes de bons de commande et les créer au besoin, pour les propriétés de la région respective.
• Veiller à une précision à 100 % lors de la saisie des données de la demande de bon de commande.
• Recevoir les bons de commande à la fin des travaux connexes.
• Collaborer avec l'équipe de gestion régionale des achats et les équipes de gestion de la propriété pour résoudre rapidement tous les problèmes.
• Suivre les procédures d'autorisation et d'administration des bons de commande.

Exigences :

• Capacité avérée à traiter les préoccupations et à atteindre les objectifs de performance.
• Bonnes aptitudes à résoudre les problèmes avec des compétences efficaces en négociation.
• Organisé avec une inclination naturelle pour la coordination, la priorisation et la gestion de plusieurs tâches.
• Grande attention aux détails.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français (la connaissance de l'anglais est un atout).
• Capacité à proposer des idées créatives pour aider à innover l'équipe centralisée de maintenance.
• Axé sur les résultats et démontre de la persévérance et de la résilience pour atteindre les objectifs.
• Centré sur le service client.
• Fait preuve d'une attitude positive et d'une disposition à relever les défis.
• Fortes compétences en analyse et en résolution de problèmes.

Expérience :

• 2+ années d'expérience en gestion immobilière.
• Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
• Maîtrise de MS Office, par exemple Excel.
• La connaissance de SAP est un atout.
• La connaissance du vocabulaire de la rénovation est un atout.

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